Het privacybeleid van Woonstichting Hulst is ingedeeld in de volgende hoofdstukken:

Inhoud

1. Privacybeleid Woonstichting Huls
   1.1 Scope van het privacybeleid
   1.2 Doel van het privacybeleid
   1.3 Uitgangspunten
2. Taken en bevoegdheden binnen de organisatie
3. Algemene beginselen van de bescherming van persoonsgegevens
4. Verwerkers 
5. Informatiebeveiliging en datalekken 
6. Afsluiting
    

1. Privacybeleid Woonstichting Hulst
Woonstichting Hulst is een woningcorporatie met een duidelijke maatschappelijke doelstelling, namelijk het beschikbaar hebben en houden van een kwalitatief goed, duurzaam en betaalbaar woningaanbod aan degene die daarin niet zelf kunnen voorzien.

Binnen Woonstichting Hulst wordt gewerkt met persoonsgegevens van haar medewerkers, woningzoekende, huurders en andere betrokkenen. Persoonsgegevens worden verzameld voor verschillende doeleinden die samenhangen met het sluiten en uitvoeren van de huurovereenkomst, het voldoen aan wet- en regelgeving en regionale of lokale afspraken met derden. Wij dragen er zorg voor dat persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk wordt behandeld. In deze tijd gaat ook Woonstichting Hulst mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen en de digitalisering stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Woonstichting Hulst is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft door het nemen van maatregelen.

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. Woonstichting Hulst geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzameling van de woonstichting. Voor het opstellen van dit beleid is gebruik gemaakt van de handleiding en het format van Aedes voor het privacybeleid.

1.1 Scope van het privacybeleid
Dit privacybeleid heeft betrekking op de bescherming van persoonsgegevens van alle betrokkenen van Woonstichting Hulst. Het gaat hier in ieder geval om alle medewerkers, de huurders, de woningzoekenden, bezoekers en externe relaties. Om ervoor te zorgen dat Woonstichting Hulst kan voldoen aan relevante wet- en regelgeving, is het belangrijk dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het privacybeleid. Het privacybeleid helpt (met de juiste acties) veilig met persoonsgegevens om te gaan. Door het weergeven van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is het voor een ieder duidelijk wat zijn of haar taak is binnen Woonstichting Hulst. Uiteindelijk is elke medewerker verantwoordelijk voor een juiste omgang van persoonsgegevens.

1.2 Doel van het privacybeleid
Het doel van dit privacybeleid is om de kwaliteit van de gegevensverwerking te optimaliseren, waarbij we zoeken naar een goede balans tussen privacy, functionaliteit en veiligheid. Het uitgangspunt is dat de privacy van de betrokkenen wordt gerespecteerd. De gegevensverwerking voldoet aan relevante wet- en regelgeving.

Dit privacybeleid beschrijft de doelstelling op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Het geeft op die manier richting aan de gehele organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Waar nodig wordt dit uitgewerkt in een document of werkinstructie

1.3 Uitgangspunten
Woonstichting Hulst vindt het belangrijk om transparant te handelen, vooral in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. Daarom gaat Woonstichting Hulst veilig en integer met persoonsgegevens om en is compliant met de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Bij de werkzaamheden van Woonstichting Hulst worden de algemene beginselen op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens in acht genomen. Daarnaast worden alle medewerkers periodiek getraind op het gebied van privacy om ervoor te zorgen dat de bescherming van persoonsgegevens verzekerd kan worden.

Uitgangspunten:

1. Woonstichting Hulst beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot de uitdrukkelijk omschreven doelen waarvoor ze verzameld zijn. Daarbij wordt het vereiste van doelbinding nageleefd.
2. Voor het behandelen van de rechten van de betrokken is een procedure ingericht. Op deze manier kan Woonstichting Hulst ervoor zorgen dat de betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.
3. De persoonsgegevens worden in beginsel niet naar derde landen gestuurd. Wanneer er een noodzaak is om dit toch te doen, wordt deze noodzaak schriftelijk gemotiveerd.
4. De inventarisatie en actualisatie van het verwerkingsregister vindt periodiek plaats (minimaal 1 keer per kwartaal) en indien nodig wordt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling gedaan.
5. Daar waar Woonstichting Hulst keuzes maakt in processen en applicaties nemen we de uitgangspunten van Privacy by Design en Privacy by Devault mee.
    

2. Taken en bevoegdheden binnen de organisatie
Woonstichting Hulst heeft ervoor gekozen om geen functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen, maar wel een adviseur gegevensbescherming (AG). Deze AG helpt bij het uitvoeren van de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, evenals uitvoering van dit privacybeleid.

De taak om toezicht te houden op de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens is nadrukkelijk ook belegd bij de medewerkers.

Alle medewerkers zijn verplicht om medewerking te verlenen aan de AG indien dit gevraagd wordt. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers eraan meewerken dat de AG zijn taak naar behoren kan uitvoeren.
 

3. Algemene beginselen van de bescherming van persoonsgegevens
De verwerking moet voldoen aan de algemene beginselen van de bescherming van persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens moet aan de volgende eisen voldoen:

• Verwerking moeten rechtmatig, eerlijk en transparant zijn ten opzichte van de betrokkenen.
• Persoonsgegevens moeten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld.
• Persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt op een met die doeleinden onverenigbare wijze. Verenigbaar met het oorspronkelijke doel zijn verwerkingen voor archivering, doeleinden van algemeen belang, wetenschappelijke en historische onderzoeksdoeleinden en statistische doeleinden.
• Persoonsgegevens moeten adequaat en ter zake dienend zijn en beperkt blijven tot datgene wat minimaal nodig is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Persoonsgegevens moeten accuraat en waar nodig up-to-date zijn.
• Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan voor verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, noodzakelijk is. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard voor archivering in het algemeen belang en voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
• Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt op de manier die de veiligheid van de persoonsgegevens verzekerd.

Het is belangrijk dat Woonstichting Hulst kan aantonen dat aan deze beginselen wordt voldaan. Eén van de manieren om dit aan te tonen is door het vormgeven, implementeren en onderhouden van dit privacybeleid. Daarnaast is de privacyverklaring (onder andere te vinden op de website van Woonstichting Hulst) een manier om te voldoen aan de beginselen. Verder worden werknemers getraind op privacy bewustzijn en zijn processen ingericht om te voldoen aan de beginselen.
 

4. Verwerkers
In het geval van verwerking door externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Woonstichting Hulst afspraken over de eisen waar de verwerking aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet- en regelgeving. Woonstichting Hulst controleert deze afspraken minimaal een keer per jaar. Bij het aanstellen van een verwerker wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Deze overeenkomst wordt op basis van een verwerkersovereenkomst gesloten.
 

5. Informatiebeveiliging en datalekken
Als uitgangspunt dienen persoonsgegevens beveiligd te worden met technische en organisatorische maatregelen. Het beleid voor informatiebeveiliging en datalekken is apart geschreven.
 

6. Afsluiting
Woonstichting Hulst evalueert het privacybeleid jaarlijks en legt bevindingen vast. Waar nodig vindt een bijstelling van het beleid plaats.

Versie 1.0 mei 2018